Séminaire AJITER spécial admin du 15 juillet 2019

10h/12h30 - Remontée des dépenses (2h30):

• + Échanges d'informations de la part de Anne + questions

• Étape 1 : saisir les éléments sur temps travail dédié AJITeR
• 1 référent salarié en charge de la remontée des justifs/ événement
• Si l'évenement est une rencontre organisée par un/des partenaires extérieurs ou réunions avec invitations extérieures, il faut absolument faire systématiquement: émargement + OJ détaillé de l'association + CR avec "lien de justification avec le projet"
• Tableau de suivi de remontée des justificatifs + déplacements : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1NHk1v3NQ7cq5roGvfodnRg3F-xHLQZzsDW8jVBGnIHc/edit#gid=0
  • ATTENTION, deux outils à dissocier:
    • Dans le suivi de temps: si sur un événement il y a un cofi (RRF/Subréseau), il faut bien regarder l'événement et voir où il va et quel est le financeur pour le mettre en code analytique 1. Il est possible de mettre 2 Codes analytiques
    • Dans le tableau "frais dep" on ne met qu'un seul code en fonction de qui finance, par ex. groupes jeunes c'est  SubRESEAU. Ne pas mettre 2 CAnalytiques.
  • Étape 2 : selon bilan de étape 1 et constat consommation du budget sur période 1, peut-on aussi faire entrer d'autres événements du temps ADRETS ?
  • C'est possible donc chacun flèche des événements ou rdv qui pourrait potentiellement entrer (présent dans onglet 2)
  • On régule tout ça ensemble après.
  • Remarque: Facture: mettre le code analytique à chaque foi s+ prénom salarié

Divers:

• Si participation aux événements organisés par des partenaires du projet (ex: copil ajiter) : chaque partenaire organisateur d'un copil soit:
  • >envoi mail avec emargement OJ, présence et CR à tous les partenaires
  • > intègre les justifs (OJ, présence et CR) dans le drive de chaque partenaire en renomant à chaque fois (en mettant le nom du partenaire concerné) = enregistrer la pièce 5 fois, à chaque fois dans le dossier d'un partenaire avec le nom de ce partenaire.

• + Saisie personnelle en direct pour voir où il y a des problèmes/ des questions
• + FAQ de la RD
• + Point sur la Ventilation des jours: ceux déjà passés sur le projet et ceux qu'ils restent à passer

12h30-14h Pause repas

14h-16h (2h) Admin remontée de dépenses

• + Remontées de dépenses : quelle stratégie pour l'ADRETS?
• Question de l'OQDP: informations de Sandrine + discussion
• Questions à poser ASP et RRN ensemble:
  • OQDP possible? Quelle démarche à faire? Quand est-on validé OQPD? Est-il rétroactif?
  • OQPD nécessaire pour tous les partenaires ou juste besoin du Chef de file?
  • Si pas OQDP pour l'étape 1 : quid ? Car convention en attente et versements de convention en attente
  • pourquoi ne peut-on pas remonter les dépenses qui ne font pas l'objet de cofinancements ? (Il y a des dépenses qui ne sont pas directement cofinancées: est-il possible de remonter au moins ces dépenses?
  • > Qui ?
• rdv ASP et RRN: Sandrine + Thom + Après appel, Faire un CR écrit qu'on leur (RRN et ASP) renvoi pour validation
• Cotech et proposition de convention avec nos partenaires
• Stratégie de l'ADRETS: problème des cofinancement sans convention et avec des versements à Mois + 8!
• Problème: Si pas de remontées de dépenses ADRETS en septembre = pb tréso mais si remontées de dépenses
• ADRETS = attente de la convention AURA qui peut pénaliser les copains. Proposition intermédiaire à faire aux partenaires ?

• +Point sur le tableau des financeurs: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nce_cYQoWUX_DZU7gVAqpA_9uxnGjXeLYcPbyBsi3ww/edit#gid=631924217
• + Répartitions charges entre nous/ nos rôles/qui s'occupe de quoi - Notre gestion administrative et financière à l'ADRETS
• + COPIL AJITeR n°3: reposer les obj du projet pour chacun (suite Notre ressenti COPIL n°3) + positionnement de chaque structure sur les obj généraux du projet pour former des "cerlces" de travail
• + MAPA

• + NL - Notamment celle de l'UFISC, quelle cohérence ?
• + Bilan technique "Point étape" - un texte projet avancement actions quels livrables produits, quels livrables reportés
• + Commission rurale du CREFAD. Notre proposition à Xavier: on est intéressé par la CR. On s'investit et en échange ils nous défraient.