Kit administratif pour les événements et réunions

AVANT L'EVENEMENT/REUNION

A - J'organise un événement ou une réunion

• Liste des documents à ne pas oublier :
  • Convocation : avec logos obligatoires, possible par mail
  • Logos: avec logos obligatoires
  • Emargements: avec date, lieu, nom du partenaire organisateur et logos obligatoires
  • Affichage obligatoire (pour les événements seulement) et se référer à la charte graphique
  • Conserver les devis et les factures, attention au respect de la commande publique (<1000€ HT pas de justificatif, entre 1000€ HT et 2000€ HT : 1 devis, entre 2000€ HT et 25000€ HT : 3 devis (et fortement conseillé un MAPA dans certains cas, env vers 15 000€ et si récurrences), entre 25000€ HT et 95000€HT : 1 devis+MAPA)

• Organisation :
  • Utiliser ces modèles de document
  • Stocker tous vos documents dans vos espaces de stockage utilisés et gérés par votre structure, dont vous pouvez retrouver les liens sous ce wiki dans :

    

  • Déposer les versions finales de ces documents et des autres justificatifs, en format PDF ou JPEG sous ce wiki selon procédure de stockage détaillée dans kit admin remontées dépenses.
  • Apporter le jour J : la feuille d'émargements et les affichages obligatoires (si événement)

B - J'assiste à un événement ou à une réunion

Si l'organisateur est un partenaire pilote du projet, c'est lui qui s'occupe de conserver et classer les justificatifs cf procédure ci-dessus "j'organise un événement ou une réunion".

Si l'organisateur n'est pas un partenaire pilote du projet :

• Liste des documents à ne pas oublier de récupérer et/ou conserver:
  • Preuve de présence : émargements, liste des présents
  • Justificatif lien avec projet AJITER : convocation, ODJ, programme, compte rendu
  • Convocation mail ou courrier
  • Tout autre justificatif utile

• Organisation :
  • Stocker tous ces documents dans vos espaces de stockage utilisés et gérés par votre structure, dont vous pouvez retrouver les liens sous ce wiki dans :

    

  • Déposer les versions finales de ces documents et des autres justificatifs, en format PDF ou JPEG sous ce wiki dans le dossier jutificatifs selon procédure de stockage détaillée dans le kit admin remontées dépenses

APRES L'EVENEMENT/LA REUNION

• Compte-rendu :

A rédiger et à classer (version finale en pdf) avec les autres justificatifs

• Stockage des justificatifs :

Après l'événement ou la réunion, si cela n'a pas été fait pendant, pour faciliter la remontée des dépenses, stocker tous les justificatifs correspondants selon procédure détaillée dans le kit admin remontées dépenses

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