Kit admin remontées dépenses
Seul le formulaire de demande de paiement (modèle ici) est à renvoyer en exemplaire original signé par le chef de file par courrier postal à :
Agence de Service et de Paiement - D.I.R.E.P.P.S. Service Instructeur - 2 rue Maupas - 87 040 LIMOGES cedex 01
Et doublé d'un dépôt de l'ensemble des justificatifs dématérialisés sur la plateforme ASP.
En cas de dysfonctionnement de la plateforme, envoyer par email à ASP_instruction_europe@asp-public.fr
Bilan technique
Le bilan technique intermédiaire ou final est composé des documents suivants :- Une synthèse des actions(avec écarts éventuels des actions mentionnés et justifiés)
- Compte-rendus des réunions de groupe de travail thématique
- Compte-rendus des réunions du comité de pilotage
- Programmes des événements organisés
- Livrables de la période
Bilan financier
Le bilan financier intermédiaire ou final est composé des documents suivants :1- Formulaire de demande et ses annexes
-
- : par 1/2 journée ou par journée (article, modèle 4.1.b de la notice de demande de paiements PSRNN: L’unité qui doit être utilisée est la journée ou la demi-journée ) Modèle ici
Tous ces documents sont à :
1- Convertir en format pdf ou jpeg
2- Renommer en respectant la nomenclature
3- A classer sous : onglet Gestion du projet/Etape concernée/remontees depenses/acompte ou solde/justificatifs partenaires/partenaire concerné
Et pour les documents non en lien avec les dépenses directes de personnel, pour conserver arborescence (frais professionnels, dépenses sur devis, justificatifs) : dupliquer le dossier 1MODELE annee_mois_jour_evenement (et ses sous-dossiers) puis le renommer (ex : 20180110_copil1) et y insérer les pièces
Mise en concurrence
<1000€ HT : aucun justificatif
Entre 1000€ HT et 2000€ HT : 1 devis
Entre 2000€ HT et 25000€ HT : 3 devis (dont celui de la facture) + voire un MAPA (non obligatoire mais fortement conseillé si montant >= 10 000 € HT et en fonction de l'objet et de la durée de la prestation)
Entre 25000€ HT et 90000€HT : 3 devis (dont celui de la facture) + 1 MAPA obligatoire
Stockage des justificatifs
1- Convertir en format PDF ou JPEG tous les justificatifs suivants (seulement les versions finales si organisateur de l'événement ou de la réunion) :
- Devis et MAPA (cf respect commande publique mentionnée ci-dessus)
- Factures : avec mention AJITER, directement sur facture pour prestataires, hébergements... et pour les petits montants déjà mentionnée sur la fiche dépenses si elle existe (modèle ici)
- Justificatifs de présence (émargements, liste des présents)
- Justificatifs lien avec projet (convocation, ODJ..)
- Preuve de paiement (signature expert comptable état récapitulatif des dépenses, excepté si l'association n'en possède pas, joindre les relevés bancaires et/ou reçus paiements)
- Compte-rendu réunion pour les organisateurs
- Tout autre justificatif utile
3- Déposer les documents dans le google drive partagé, par l'intermédiaire de ce wiki dans le dossier jutificatifs de votre structure :
