ETAPE 2 : du 01/09/2019 au 30/11/2020

Période initiale du 01/09/2019 au 31/08/2020 cependant pour les livrables prévus dans l'étape 2 et n'ayant pas pu être réalisés pendant cette période, une prolongation de 3 mois et 10 jours est accordé dans le cadre de l'ordonnance 2020-306 du 25/03/20 liée au COVID-19, à budget et réalisation constantes, sans besoin d'avenant.
Pour faciliter la gestion le consortium s'accorde pour limiter cette prolongation à 3 mois seulement, soit jusqu'au 30/11/2020
La période de l'étape3 reste inchangée du 01/09/2020 au 31/08/2021.
Les étapes2 et 3 auront donc en commun 3 mois. Il est donc bien important de dissocier les temps de travail et les dépenses liés aux livrables restant de l'étape2 des actions concernant l'étape3, pour les remontées des dépenses.

Documents administratifs et financiers

Calendrier des démarches administratives :
- Date limite acquittement le 31/01/2021
- Date limite dépôt demande paiement 28/02/2021
- Date limite de demande d’aide complémentaire pour prochaine période : 26/02/2021

Acomptes Etape 2_Dates prévisionnelles dépôt sur plateforme ASP :
- 13/10/2020 acompte1 simplifié : concerne uniquement dépenses de personnel du 01/09/2019 au 31/08/2020
Pas de validation par un expert comptable/commissaire aux comptes

NB : rappel si votre temps de travail n'est pas 228 jours penser à joindre les contrats/avenants correspondants et préciser le mode de calcul dans la colonne commentaire de l'annexe, et si déjà fait mentionner "déjà justifié dans 1er acompte"

- 23/02/2020 acompte2 normal : concerne toutes les dépenses acquittées, excepté les dépenses de personnel remontée en acompte1 et les cofinancements dont les soldes ont été versés + bilan technique final
Validation obligatoire par un expert comptable/commissaire aux comptes

- 23/02/2020 demande de solde : aucune dépense, seulement les cofinancements en attente de versement de leur solde.
Validation obligatoire par un expert comptable/commissaire aux comptes

Particularités de l'acompte2 :
Il se déroulera en 2 phases de contrôle interne pour alléger le traitement de cette remontée dont la deadline tombe sur des périodes d'activités intenses pour certaines de nos structures.
- Acompte2_phase1 : concernera les dépenses acquittées, excepté celles du personnel, du 01/09/2019 au 31/08/2020.
Il se fera en parallèle de l'acompte1, sur le même calendrier de gestion, excepté qui ne sera pas remonté officiellement, seulement validé en interne.
- Acompte2_phase2 : concernera toutes les dépenses sur la période restante du 01/09/2020 au 30/11/2020, et celles du 01/09/2019 au 31/08/2020 qui n'auraient pas pu être acquittées en phase1 + cofinancements ayant reçu le versement de leur solde.
Il se fera en parallèle de la demande de solde, même calendrier de gestion.


Calendrier remontée dépenses Etape 2 Acompte 1 et Acompte2_phase1:
- Du Copil de juillet au plus tard le 09/09/20 : chaque partenaire dépose sur le drive ses pièces et saisie l'annexe avec la version contrôle1 qui le concerne. Attention à bien dissocier les dossiers : Acompte1 et Acompte2 (pour dépôt des justificatifs, sélectionner dossier "phase1")
ADRETS disponible à partir du 24/08/2020 en soutien technique.

- Du 10/09/2020 au 30/09/2020: vérifications des remontées pour l'acompte1 et l'acompte2_phase1
- Du 01/10/2020 au 08/10/2020 : envoi des annexes co-signées originaux à l'ADRETS, concernant l'acompte1
- Du 12 au 13/10/20 : dépôt sur la plateforme ASP par l'ADRETS + envoi des annexes originales, concernant l'acompte1
Et validation et archivage en interne de l'acompte2_phase1


Calendrier remontée dépenses Etape 2 Acompte2_phase2 et Solde:
- Du 05/12/2020 au plus tard le 27/01/2021 : chaque partenaire dépose sur le drive ses pièces et saisie l'annexe avec la version contrôle1 qui le concerne. Attention à bien dissocier les dossiers : Acompte2 (pour dépôt des justificatifs, sélectionner dossier "phase2") et solde
ADRETS disponible à partir du ?/?/2020 en soutien technique.

- Du 28/01/2021 au 12/02/2021: vérifications des remontées
- Du 15/02/2021 au 19/02/2021 : envoi des annexes co-signées originaux à l'ADRETS
- Le 23/02/2021 : dépôt sur la plateforme ASP par l'ADRETS + envoi des annexes originales


Demande d'aide complémentaire pour étape3
- Date limite de demande d’aide complémentaire pour année 3 : 26/02/2021
- Du 16/12/2020 au plus tard le 12/02/2021 : chaque partenaire:
.Remplit le tableau reprenant nos actions et nos livrables année par année. Le tableau: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sjr9YHA_FmmQW3zF3DyEaPbnDM4kvc4QtTRqSZVjTuw/edit#gid=335346899
ou dans le dossier AJITER>Administratif> Etape 3> Demande aide etape 3> plan d'action et livrables global

.Saisie l'annexe du formulaire de demande d'aide: Vous avez 1 dossier par partenaire. Chaque partenaire a dans son dossier le document à remplir reprenant les annexes + 1 sous-dossier pour ranger les pièces justificatives.
Dans le document "PSRRN_DEMANDE_AIDE_ANNEXE_AJITER_ANNEE3.xlsx" il faut remplir:
- l'onglet 2 (dépenses prévisionnelles) : Rappel: j'ai indiqué les montants que vous aviez déposé lors du dépôt du projet. (case L9)
- l'onglet 3 (ressources prévisionnelles). Attention: nous devons respecter les cofinancements que nous avons déjà fléchés. Et bien sûr ne pas en rajoute. Pour rappel j'ai indiqué dans l'onglet 3 si vous aviez des cofinancements à mettre ou non. Si vous en avez à mettre il faudra joindre les pièces habituelles. Normalement nous n'avons pas besoin de rajouter des cofinancements donc si vous en rajouter appelez moi pour en parler.
-l'onglet 5 (pièces justificatives à mettre dans votre dossier): j'ai mis en rouge les pièces à fournir.
- l'onglet 1 et 4 je m'en charge
Le dossier avec les annexes est là: https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1zgbIbrwrXHA1eZlg9vz8Ix6p_DnrHvWw

.dépose ses pièces justificatives dans son dossier:https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1zgbIbrwrXHA1eZlg9vz8Ix6p_DnrHvWw

-La notice pour remplir le formulaire et les annexes est ici (elle est plutôt bien faite donc référez vous y): https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1s3T94gxNUoigfGNCVS9YNQtO2qAlPAko**-



- Bilan technique étape 2
- Budget étape 2
- Demande d'aide de l'étape 2
- Convention initiale et modifications ultérieures, notification attribution
- Remontée des dépenses et bilan technique
- Tous les justificatifs des cofinancements

---