Point interne AJITER
Date :
31.08.2018
Type de réunion :
Point interne
Présent-e-s :
Thomas Fauvarque, Sandrine Percheval, Anne Liothin
Secrétaire :
Thomas Fauvarque
Description - ODJ - CR :
Service instructeur : aucune raison que le budget qui nous a été alloué soit différent de celui qu'on a demandé. 21 projets acceptés dont 14 sans réserve (dont le nôtre).
Documents à créer ? :
Questions :
- Fréquence des remontées de dépenses ? Quel besoin en pièces justificatives ? Côté RH > contrats, fiches de poste ?
- Une convention va nous être envoyé après l'instruction. Normalement c'est annuel. On peut demander un paiement intérmédiaire mais c'est compliqué. on a 6 mois après la fin de l'exercice pour faire remonter les dépenses
- certification des dépenses nécessaire
- possibilté de ventilation entre les postes de l'ordre de 20 points. Elle ne savait pas comment ça se passait si on fait entrer un nouveau salarié par exemple.. mais normalement nous ça devrait aller car le nouveau salarié va prendre du temps de travail des autres qui était déjà valorisé
Prochaine réunion:
- Outils methodo suivi/ les notres
- Réunion septembre (lieu et contenu) : pour le moment c'est à Locauxmotiv
Remarques:
dossier de subvention (groupe jeunes du comité de massif avec Educ'Alpes/ADRETS/CIPRA France +2) qui avait été accepté par le CGET sans cofinancement des deux régions. Il faudrait examiné l'opportunité de redéposer ce dossier avec comme cofinancement le FEADER. -> a discuter en interne car ça peut être intéressant de reboucler ça grâce à l'énergie du MCDR.. A voir après comment on fait vu que les deux régions font partie du comité de massif etc.. A creuser
- S'appuyer sur les outils créés pour Intesi ?
- Coût RH sur des demi journées de travail
- Pour chaque euros dépensés, un justificatif + une preuve de réglement (ticket CB ?)
- Frais de déplacement : un dossier, mission par dates avec ODJ, convocation, émargement, tout ce qui sera utile à la fin pour la remontée des dépenses
- Export du grand livre compta par codes analytique + relevé bancaire en format PDF systématiquement
- Modèles possibles :
- Feuille d'émargement vierge
- ODJ
- Suivi de dépenses
- Outil suivi du temps de travail à la demie journée
- Plateforme en ligne : un seul compte cad les partenaires nous envoie et on remonte sur la plateforme
- Se mettre d'accord sur une nomenclature de fichiers pour gagner du temps
Documents à créer ? :
- Tableur pour calculer salaire brut / charges / calcul > Remontée des dépenses RH
- Tableau de suivi des dépenses entre prévisionnel et réalisé (à date des remontées de dépense) avec écart
Questions :
- Fréquence des remontées de dépenses ? Quel besoin en pièces justificatives ? Côté RH > contrats, fiches de poste ?
- Une convention va nous être envoyé après l'instruction. Normalement c'est annuel. On peut demander un paiement intérmédiaire mais c'est compliqué. on a 6 mois après la fin de l'exercice pour faire remonter les dépenses
- certification des dépenses nécessaire
- Si la ventalitation des postes de dépenses est différente du prévisionnel, quelle marge de manoeuvre ?
- possibilté de ventilation entre les postes de l'ordre de 20 points. Elle ne savait pas comment ça se passait si on fait entrer un nouveau salarié par exemple.. mais normalement nous ça devrait aller car le nouveau salarié va prendre du temps de travail des autres qui était déjà valorisé
- Demander si réunion côté gestion/admin prévue ?
- 19 octobre avec Anne? (éventuellement 1 partenaire)
- Signature électronique sur la plateforme ?
- Logos et phrase type de financement ?
Prochaine réunion:
- Outils methodo suivi/ les notres
- Réunion septembre (lieu et contenu) : pour le moment c'est à Locauxmotiv
Remarques:
dossier de subvention (groupe jeunes du comité de massif avec Educ'Alpes/ADRETS/CIPRA France +2) qui avait été accepté par le CGET sans cofinancement des deux régions. Il faudrait examiné l'opportunité de redéposer ce dossier avec comme cofinancement le FEADER. -> a discuter en interne car ça peut être intéressant de reboucler ça grâce à l'énergie du MCDR.. A voir après comment on fait vu que les deux régions font partie du comité de massif etc.. A creuser