Point interne AJITER
Date :
06.11.2018
Type de réunion :
Point interne
Présent-e-s :
Thomas Fauvarque, Claire Belet, Anne Liothin
Secrétaire :
Claire Belet
Description - ODJ - CR :
1-Réponses à nos questions par Anne-Lucbert
a- Est-ce possible que sur une action prévue initialement dans le dépôt du dossier, les moyens et la manière de la réaliser peuvent-être changés si la finalité reste la même? Si oui, devons-nous vous en avertir ou devons-nous vous informer uniquement si le changement concerne la finalité ou la totalité de l'action?
il faut être plus précis ; s'il s'agit d'un changement de personne en charge de l'action, cela ne pose a priori pas de problème, mais s'il s'agit d'un changement de type de prestation prévu, il convient de nous en informer, càd principalement le SI ASP qui nous interrogera le cas échéant.
b- Est-ce possible de décaler une action prévue dans le dépôt du dossier dans le temps? Dans la même année ou sur l'année d'après?
Report dans la même année possible sans aucun problème.Report dans l'année suivante, possible également, il faudra donc penser l'inclure à la demande d'aide suivante.
Par ex, si un évènement prévue initialement en période2 mais qu'il s'avère plus pertinent de l'anticiper en le réalisant dans la période1, est-ce possible?
A voir ce que cela impacte sur le budget total prévu, mais normalement, une fois la demande instruite et la convention réalisée (c'est le cas ; vos conventions partent au courrier ce jour ou demain), cela nécessite une ré-instruction. C'est difficile d'être virtuel sur ce genre de questions, vous devriez nous présenter le cas concret qui se présente à vous (à noter qu'on ne nous l'a jamais demandé lors de la 1ère vague de projets à ma connaissance).
Et vice versa si report en periode3?
Oui un report ultérieur est toujours possible (même question que plus haut).
c- Nous avons bien compris que le budget ne pouvait pas être supérieur au prévisionnel, mais seulement compenser dans la limite de 20 points. Cependant cette compensation peut-elle se faire sur la globalité des 3 périodes, ou se limite-t-elle à chaque période?Vous avez des conventions d'attribution d'aide annuelles ; il vous faut raisonner sur le budget de cette convention par étape.
d- Est-ce que si lors de la demande d'acompte la totalité des fonds FEADER (et RRN donc) n'est pas versée (par exemple car tous les cofinancements ne sont pas fléchés), le reste de l'acompte sera versé lors de la demande de solde ou un virement intermédiaire peut avoir lieu?
lors de la demande de solde oui bien sûr. Je précise que les crédits RRN (MAA-CGET) et FEADER vous sont calculés et versés en même temps par l'ASP. Vous le comprendrez peut-être mieux quand vous aurez les conventions en main.
e- Lors d'un changement quelconque (nouveau salarié, nouvelle dépense, changement de poste de dépense) qui ne change pas l'enveloppe financière globale du projet, doit-on attendre une quelconque validation de votre part?
C'est toujours la même question : oui pour une nouvelle prestation, en parler à l'ASP en explicitant en remplacement de quoi. Ils nous saisiront s'ils ont une interrogation.
f- Si la remontée de dépenses est à cheval (2018/2019), est-ce possible de ne justifier que les co-financements sur l'année 2018 ou doit-on avoir aussi ceux de l'année 2019 ?
Pour la remontée de dépenses, il faudra présenter les cofinancements touchés comme vous pouvez, idéalement à dûe proportion que la période d'exécution des dépenses ; c'est leur montant qui conditionnera aussi le montant des versements à vous attribuer.
g- Si un des partenaires n'a pas encore obtenu le versement de son co-financement lors de la remontées des dépenses, est-ce que ça bloque tout le versement de votre part ou seulement celui du partenaire concerné? (il n'y a, dans nos souvenirs qu'1 seul versement donc logiquement la réponse devrait être que ça bloque tout le versement mais nous voulions être sûrs).
Non ça ne bloque pas tout le versement de notre part, mais effectivement le montant du FEADER en regard de ce cofinancement non versé. DEMANDER PRECISIONS A M. LANERY - ANNE - demander si remontée intermédiaire effectuée sans tous cofinancements annoncés ils peut declencher la part RRN du prévi et donc debloquer la part RRN
ATTENTION: septembre 2019= besoin de disponibilités/temps, même si on ne reçoit pas tous les attestations de versement des cofinancements correspondants, constituer le dossier et prêt à envoyer dès arrivée des attestations
2-Outils de gestion admin et financier :
- Wiki : sandrine 1ere trame + pt temps échanges sur onglets pr arborescence pour pt du 16/11 - un espace remontée des depenses par partenaire...
- pense bête ou kit justif... Sur WIKI : emargement + logos et mentions obligatoires + affichage locaux (à reutiliser qd organisateur) + ODJ/convocation/compte-rendu en lien avec projet - preuve du lien avec projet/et de présence + modele note de frais adrets + modele suivi temps de travail + modele ODJ qd on est organisateur + nomenclature commune
- Création arborescence/ Nomenclature cloud commune avec les partenaires: THomas la retrouve et fait un piqure de rappel au collègues
- Redéfinition financière du projet avec Anne (avec l'arrivée de Claire) 4 globalement à y bosser avec des missions spécifiques... Après un temps de mise en place et de redefinition des missions, cadres...Budget transformé en "feuille de route" retravaillé le fonds lors du pt du 16/11
- Sandrine (personne ressource) Claire (copilotage interne en appui en externe) Thomas (copilotage externe en appui en interne) Anne (partie admin et financ) à redéfinir, préciser le 16/11
- Remontée de dépenses de l'adrets: sur la période donnée avant la remontées des dépenses: temps de travail + dépenses sur devis effectuée portable pro de Claire
a- Est-ce possible que sur une action prévue initialement dans le dépôt du dossier, les moyens et la manière de la réaliser peuvent-être changés si la finalité reste la même? Si oui, devons-nous vous en avertir ou devons-nous vous informer uniquement si le changement concerne la finalité ou la totalité de l'action?
il faut être plus précis ; s'il s'agit d'un changement de personne en charge de l'action, cela ne pose a priori pas de problème, mais s'il s'agit d'un changement de type de prestation prévu, il convient de nous en informer, càd principalement le SI ASP qui nous interrogera le cas échéant.
b- Est-ce possible de décaler une action prévue dans le dépôt du dossier dans le temps? Dans la même année ou sur l'année d'après?
Report dans la même année possible sans aucun problème.Report dans l'année suivante, possible également, il faudra donc penser l'inclure à la demande d'aide suivante.
Par ex, si un évènement prévue initialement en période2 mais qu'il s'avère plus pertinent de l'anticiper en le réalisant dans la période1, est-ce possible?
A voir ce que cela impacte sur le budget total prévu, mais normalement, une fois la demande instruite et la convention réalisée (c'est le cas ; vos conventions partent au courrier ce jour ou demain), cela nécessite une ré-instruction. C'est difficile d'être virtuel sur ce genre de questions, vous devriez nous présenter le cas concret qui se présente à vous (à noter qu'on ne nous l'a jamais demandé lors de la 1ère vague de projets à ma connaissance).
Et vice versa si report en periode3?
Oui un report ultérieur est toujours possible (même question que plus haut).
c- Nous avons bien compris que le budget ne pouvait pas être supérieur au prévisionnel, mais seulement compenser dans la limite de 20 points. Cependant cette compensation peut-elle se faire sur la globalité des 3 périodes, ou se limite-t-elle à chaque période?Vous avez des conventions d'attribution d'aide annuelles ; il vous faut raisonner sur le budget de cette convention par étape.
d- Est-ce que si lors de la demande d'acompte la totalité des fonds FEADER (et RRN donc) n'est pas versée (par exemple car tous les cofinancements ne sont pas fléchés), le reste de l'acompte sera versé lors de la demande de solde ou un virement intermédiaire peut avoir lieu?
lors de la demande de solde oui bien sûr. Je précise que les crédits RRN (MAA-CGET) et FEADER vous sont calculés et versés en même temps par l'ASP. Vous le comprendrez peut-être mieux quand vous aurez les conventions en main.
e- Lors d'un changement quelconque (nouveau salarié, nouvelle dépense, changement de poste de dépense) qui ne change pas l'enveloppe financière globale du projet, doit-on attendre une quelconque validation de votre part?
C'est toujours la même question : oui pour une nouvelle prestation, en parler à l'ASP en explicitant en remplacement de quoi. Ils nous saisiront s'ils ont une interrogation.
f- Si la remontée de dépenses est à cheval (2018/2019), est-ce possible de ne justifier que les co-financements sur l'année 2018 ou doit-on avoir aussi ceux de l'année 2019 ?
Pour la remontée de dépenses, il faudra présenter les cofinancements touchés comme vous pouvez, idéalement à dûe proportion que la période d'exécution des dépenses ; c'est leur montant qui conditionnera aussi le montant des versements à vous attribuer.
g- Si un des partenaires n'a pas encore obtenu le versement de son co-financement lors de la remontées des dépenses, est-ce que ça bloque tout le versement de votre part ou seulement celui du partenaire concerné? (il n'y a, dans nos souvenirs qu'1 seul versement donc logiquement la réponse devrait être que ça bloque tout le versement mais nous voulions être sûrs).
Non ça ne bloque pas tout le versement de notre part, mais effectivement le montant du FEADER en regard de ce cofinancement non versé. DEMANDER PRECISIONS A M. LANERY - ANNE - demander si remontée intermédiaire effectuée sans tous cofinancements annoncés ils peut declencher la part RRN du prévi et donc debloquer la part RRN
ATTENTION: septembre 2019= besoin de disponibilités/temps, même si on ne reçoit pas tous les attestations de versement des cofinancements correspondants, constituer le dossier et prêt à envoyer dès arrivée des attestations
2-Outils de gestion admin et financier :
- Wiki : sandrine 1ere trame + pt temps échanges sur onglets pr arborescence pour pt du 16/11 - un espace remontée des depenses par partenaire...
- pense bête ou kit justif... Sur WIKI : emargement + logos et mentions obligatoires + affichage locaux (à reutiliser qd organisateur) + ODJ/convocation/compte-rendu en lien avec projet - preuve du lien avec projet/et de présence + modele note de frais adrets + modele suivi temps de travail + modele ODJ qd on est organisateur + nomenclature commune
- Création arborescence/ Nomenclature cloud commune avec les partenaires: THomas la retrouve et fait un piqure de rappel au collègues
- Redéfinition financière du projet avec Anne (avec l'arrivée de Claire) 4 globalement à y bosser avec des missions spécifiques... Après un temps de mise en place et de redefinition des missions, cadres...Budget transformé en "feuille de route" retravaillé le fonds lors du pt du 16/11
- Sandrine (personne ressource) Claire (copilotage interne en appui en externe) Thomas (copilotage externe en appui en interne) Anne (partie admin et financ) à redéfinir, préciser le 16/11
- Remontée de dépenses de l'adrets: sur la période donnée avant la remontées des dépenses: temps de travail + dépenses sur devis effectuée portable pro de Claire