Point AJITER du 9 juillet
Date :
09.07.2019
Type de réunion :
Point interne
Présent-e-s :
Thomas Fauvarque, Claire Belet, Sandrine Percheval
Secrétaire :
Claire Belet
Description - ODJ - CR :
ODJ:
Temps de 10h à 12h lors du COPIL pour :
A- l'administratif outils communs/Année 1 (remontée de septembre, livrable) :
1- Rappeler les dates définitives : Les partenaires décident de décaler la rémontée de dépenses initialement prévu en mai 2019 à août/septembre 2019. Le nouveau calendrier est le suivant :
- Période de dépense à justifier de 01/09/2018 au 31/07/2019
- Dépôt des pièces et Remontée des justificatifs des partenaires vers le chef de file: jusqu'au 09/09/2019. Pour ceux que cela arrange vous pourrez déposer vos pièces avant cette date (notamment en juillet). La "hotline" ADRETS sera ouverte en tout cas du 19/08 au 06/09.
- Premier contrôle par l'ADRETS la semaine du 09/09 au 13/09. sur cette semaine, tous les partenaires sont dispo en cas de besoin.
- Envoi à l'ASP la semaine du 16/09
2- tableau cofinancements (commentaires + année civile/scolaire) + Confirmation participants de la remontée de dépenses
3- Rappeler pièces à fournir + nomenclature + procédure
4- (partir du wiki liste des décisions) ventilation des recettes/paiement (reprendre tableau des recettes)
B- Année 2 (conventionnement):
- Demande d'aide complémentaire à remplir à l'automne 2019
Rappel : Date limite de demande d’aide complémentaire pour prochaine période : 31/03/2020
- Calendrier prévisionnel: COPIL début octobre pour conventionnement en novembre.
- Documents nécessaires:
Autres:
- Dépenses éligibles: quelle manière de justifier les temps de travail, répartitions 2018-2019
Temps RH 2018 Cofinancé CIMA: comment on prouve qu'il est cofinancé ce temps car il est "de bureau" + si temps RH 2019 non cofinancé CIMA mais RRN > possible de faire remonter même si CIMA pas versée ? Comment le justifier ?
Cofinancements - Conventions et versements :
Voir timing remontées de dépenses : demande d'acompte / demande de solde : si on n'a pas toutes les conventions et montants versés, on ne peut pas avoir la totalité. On aura jamais le solde CIMA versé en 2019 (plutôt 1er semestre de l'année suivante AU MIEUX)
Sur CIMA tripartite :
Plan et structuration wiki :
- ETE
- OBJ 1 : page accueil, partenaires, blog actus + newsletter
- OBJ 2 : fiches expériences
- AUTOMNE
- OBJ 3 : partage ressources et analyses : comment on structure et on découpe la matière dans le wiki (ex. E-book coop.tic : http://ebook.coop-tic.eu/)
- stylisation wiki vers prestation Mélanie : on ouvre un pad on réfléchit dès maintenant
- images + couleurs spécifiques AJITeR intégration graphique sur wiki / quelle structuration pour chaque pages on veut (tel que la page de tel site, avec changement couleurs...)
- Livrables AJITeR remontée dépenses n°1
- Plateforme wiki : cahier des charges
- Copil et Cotech, CR groupes jeunes, CR rencontre ouverte janvier, typologie jeunes
- Récit par partenaires avancement actions BIlan technique / chaque partenaires
- Aggréger BDD dispositifs publiques et outils financiers / BDD INTESI / prépa contenu Groupe services + Groupe jeunes + Visio-services (foad, réforme formation pro) - PAD aspect numérique ? prépa des hubs ?
COPIL n°2 - 12/13/14 juin -
Prochains COPIL: 7/8/9 octobre + Visio COPIL/Cotech le 26 novembre matinODJ:
- Conventionnement année 2 (notamment pour commencer à réfléchir au conventionnement: Nouveau tableau (formulaire demande année 2)/ Les actions qu'on pensent faire en année 2/ Les livrables qu'on va fournir (assez précisement à la fin de l'année 2)/ Remplir le tableau des dépenses + tous les justificatifs (ex: contrat de travail) actualisés)
- Solde de la remontée des dépenses (de décembre 2019)
- Temps normaux de COPIL: actualités des projets / calage de calendrier/livrables..
Temps de 10h à 12h lors du COPIL pour :
A- l'administratif outils communs/Année 1 (remontée de septembre, livrable) :
1- Rappeler les dates définitives : Les partenaires décident de décaler la rémontée de dépenses initialement prévu en mai 2019 à août/septembre 2019. Le nouveau calendrier est le suivant :
- Période de dépense à justifier de 01/09/2018 au 31/07/2019
- Dépôt des pièces et Remontée des justificatifs des partenaires vers le chef de file: jusqu'au 09/09/2019. Pour ceux que cela arrange vous pourrez déposer vos pièces avant cette date (notamment en juillet). La "hotline" ADRETS sera ouverte en tout cas du 19/08 au 06/09.
- Premier contrôle par l'ADRETS la semaine du 09/09 au 13/09. sur cette semaine, tous les partenaires sont dispo en cas de besoin.
- Envoi à l'ASP la semaine du 16/09
2- tableau cofinancements (commentaires + année civile/scolaire) + Confirmation participants de la remontée de dépenses
3- Rappeler pièces à fournir + nomenclature + procédure
4- (partir du wiki liste des décisions) ventilation des recettes/paiement (reprendre tableau des recettes)
B- Année 2 (conventionnement):
- Demande d'aide complémentaire à remplir à l'automne 2019
Rappel : Date limite de demande d’aide complémentaire pour prochaine période : 31/03/2020
- Calendrier prévisionnel: COPIL début octobre pour conventionnement en novembre.
- Documents nécessaires:
- Nouveau tableau (formulaire demande année 2)
- Les actions qu'on pensent faire
- Les livrables qu'on va fournir (assez précisement à la fin de l'année 2)
- Remplir le tableau des dépenses + tous les justificatifs (ex: contrat de travail) actualisés
Autres:
- Dépenses éligibles: quelle manière de justifier les temps de travail, répartitions 2018-2019
Temps RH 2018 Cofinancé CIMA: comment on prouve qu'il est cofinancé ce temps car il est "de bureau" + si temps RH 2019 non cofinancé CIMA mais RRN > possible de faire remonter même si CIMA pas versée ? Comment le justifier ?
Cofinancements - Conventions et versements :
Voir timing remontées de dépenses : demande d'acompte / demande de solde : si on n'a pas toutes les conventions et montants versés, on ne peut pas avoir la totalité. On aura jamais le solde CIMA versé en 2019 (plutôt 1er semestre de l'année suivante AU MIEUX)
Sur CIMA tripartite :
- si AURA refuse en 2019 ou qu'on n'a pas la convention avant fin 2019 (comme ça a été le cas cette année) que se passe-t-il ?
- (si on a les versement FNADT et Région paca mais pas AURA): ça débloque? Sur 2019 on a que 6 mois de période 1 AJITeR, est ce possible de faire remonter les dépenses d'ici fin 2019 sur cette période 1 avec qu'une partie de la CIMA 2019 versée (la moitié) ? >>>>> essayer d'avoir une réponse claire !