COTECH du mardi 26 novembre 2019
Date :
26.11.2019
Type de réunion :
COTECH
Présent-e-s :
ADRETS, CIPRA, CREFAD, UFISC
Secrétaire :
Claire Belet
Description - ODJ - CR :
Présents : Thomas, Claire et Anne (ADRETS), Marc-Jérôme (CIPRA), Laure (UFISC), Claire (CREFAD)
Excusées : Patricia (UFISC), Marie-Anne (CREFAD)
Claire CREFAD : démarrage Caravane 2 en janvier, en cours recrutement jeunes ; bilan pédagogique réalisé pour adaptations, démarrage stage Mars
CIPRA : partage offre de stage du CREFAD. EducTour 18-25 ans, en cours de calage. Poursuite propositions jeunesse Présidence Française de la SUERA via Comité de Massif des Alpes.
Semaine Alpine : évenement francophone avec ouverture européenne. CIPRA revient vite vers nous avec des dates (plutôt 1ère quinzaine de décembre 2020)
UFISC : reconduite des actions et rencontres notamment sur l'année 2, Rencontres nationales projets artistiques et culturels en milieu rural qui devraient se dérouler la semaine du 25 mai 2020 en Occitanie ; formation lors du festival d'Avignon (en juillet 2020). Recrutement à venir certainement, une offre prochaine à diffuser.
ADRETS : AMI lancé avec 3 territoires qui ont répondu à ce stade (Ardèche, Savoie, Comcom en PACA). remise à jour de l'étude menée par l'ADRETS sur l'accompagnement à la création en milieu rural et pour diffusion sur le site ajiter.fr. Présentation du projet AJITeR lors d'une journée organisé par le projet TRESSONS (porté par l'AVISE) sur l'accompagnement des iniatiatives de l'ESS en milieu rural. Présentation par l'ADRETS de projets de l'ESS en milieu rural et l'accompagnement de jeunes adultes. Etude menée par Alpage avec expérimentations sur la question de l'accueil des jeunes parents en milieu rural (focus). Etape 2 : lancement possible de wébinaires (conférence en live par visioconférence) et d'une journée d'échange sur les jeunes adultes en 2020 (sujets déjà abordés : tiers-lieux, formation professionelle, illetrisme et electronisme).
- Remontées des dépenses - 30mn
M Lanery - COMEX 8/11 donc bientôt réception avenant convention Année 1 qui a été acceptée
Vérification de la remontée des dépenses par Anne en cours. Méthodologie en cours de réflexion pour le contrôle pièce par pièce (et pour prendre le relai si jamais Anne n'est pas là) qui sera proposée.
Faire attention :
> Tableur remontée des dépenses à conserver en format Excel pour que Anne puisse faire des commentaires.
>> Prévoir un temps d'échange sur la méthodologie remontée des dépenses (vérification pièce par pièce) - à voir avec Marie-Anne (CREFAD) si elle souhaitait participer à cette partie ou si c'était sur la participation aux échanges avec l'ASP.
> DEADLINE : éléments à transmettre la semaine prochaine. AU PLUS TARD LA 3ème SEMAINE DE DECEMBRE (16 DECEMBRE).
Demande de solde année 1 : pourrait être demandé en avril 2020 au moment du versement des derniers cofinancements, notamment celui de CIPRA).
Acompte année 2 : pourrait être demandé juste après le solde de l'année 1 (avril 2020).
- Bilan technique - 20 mn
>> BILAN TECHNIQUE : le bilan technique intermédiaire se voit devenir un bilan final (de par les délais) : complet pour le CREFAD, CIPRA presque finalisé, ADRETS à finaliser, UFISC et RECCA à faire.
https://docs.google.com/document/d/1YWRiEpV4G9Rk3xtbZmOTFUOJcPb_0TdSz6LoGIjJUyY/edit
> Dépôts des livrables dans le Google drive (manque UFISC et RECCA)
- conventionnement année 2: refaire le budget - 20mn
Conventionnement au plus tard fin mars 2020. L'ASP a indiqué qu'il n'y aurait pas énormément de modification dans les pièces à remonter. Il faut par contre présenter le budget pour l'année 2. RDV avec l'ASP dans les 2 semaines à venir pour échanger sur la remontée de dépenses et le conventionnement année 2.
>> DEMANDE AUX PARTENAIRES : que chaque partenaire réactualise son budget pour l'année 2 --> fichier Excel commun avec le budget de chaque partenaire par onglet (l'ADRETS nous transmet le document en question) - formulaire d'aide vierge. DEADLINE ? : Max fin décembre
>> Veiller pour la convention de l'année 2 à l'exactitude des données, du détail du budget et des livrables.
- Organisation du consortium - 15mn
> penser un binôme qui ne soit pas interne seulement pour la relation à l'ASP : Anne / Marie-Anne?
> RD: vérification croisée: idée est bonne mais voir l'application: partenaires qui ont envie de le faire/comment c'est fait/ formation des partenaires par l'ADRETS. A ORGANISER ENTRE ANNE / MARIE-ANNE / LAURE
> Faciliter la prise de parole de chacun (ex: report du copil imaginé par le RECCA)
> COPIL organisé par le CREFAD les 18, 19, 20 mai 2020 vers la Loire :
Anne (ADRETS) : 18 mai (arrivée la veille)
Thomas (ADRETS) : 18, 19, 20 mai
Claire (ADRETS) : 19 et 20 mai (arrivée le 18 au soir)
Marc-Jérôme (CIPRA) : 18, 19, 20 mai (arrivée la veille)
... (CIPRA) :
Patricia (UFISC) : 18, 19, 20 mai (arrivée la veille si besoin - à confirmer avec Patricia)
Laure (UFISC) : 18, 19, 20 mai (arrivée la veille si besoin)
> Outils: mails pour les informations collectives qui n'appellent pas à un appel précis pour explications. Téléphone plus régulier avec les partenaires + appels nécessaires pour les points tendus/qui nécessitent de parler en direct ou pour trouver des réponses rapides.
- relance partenaires pour échanges de ressources d'ici le prochain COPIL
Thomas revoit avec MA et Christian Lamy
- Divers
COPIL de mai: début 10h
Excusées : Patricia (UFISC), Marie-Anne (CREFAD)
Claire CREFAD : démarrage Caravane 2 en janvier, en cours recrutement jeunes ; bilan pédagogique réalisé pour adaptations, démarrage stage Mars
CIPRA : partage offre de stage du CREFAD. EducTour 18-25 ans, en cours de calage. Poursuite propositions jeunesse Présidence Française de la SUERA via Comité de Massif des Alpes.
Semaine Alpine : évenement francophone avec ouverture européenne. CIPRA revient vite vers nous avec des dates (plutôt 1ère quinzaine de décembre 2020)
UFISC : reconduite des actions et rencontres notamment sur l'année 2, Rencontres nationales projets artistiques et culturels en milieu rural qui devraient se dérouler la semaine du 25 mai 2020 en Occitanie ; formation lors du festival d'Avignon (en juillet 2020). Recrutement à venir certainement, une offre prochaine à diffuser.
ADRETS : AMI lancé avec 3 territoires qui ont répondu à ce stade (Ardèche, Savoie, Comcom en PACA). remise à jour de l'étude menée par l'ADRETS sur l'accompagnement à la création en milieu rural et pour diffusion sur le site ajiter.fr. Présentation du projet AJITeR lors d'une journée organisé par le projet TRESSONS (porté par l'AVISE) sur l'accompagnement des iniatiatives de l'ESS en milieu rural. Présentation par l'ADRETS de projets de l'ESS en milieu rural et l'accompagnement de jeunes adultes. Etude menée par Alpage avec expérimentations sur la question de l'accueil des jeunes parents en milieu rural (focus). Etape 2 : lancement possible de wébinaires (conférence en live par visioconférence) et d'une journée d'échange sur les jeunes adultes en 2020 (sujets déjà abordés : tiers-lieux, formation professionelle, illetrisme et electronisme).
- Remontées des dépenses - 30mn
M Lanery - COMEX 8/11 donc bientôt réception avenant convention Année 1 qui a été acceptée
Vérification de la remontée des dépenses par Anne en cours. Méthodologie en cours de réflexion pour le contrôle pièce par pièce (et pour prendre le relai si jamais Anne n'est pas là) qui sera proposée.
Faire attention :
- Numéro de SIRET sur la facture
- Plafonds pour les frais professionnel (ex. 20€ par repas, 100€ par nuit petit-déjeuner compris etc.)
- Bien indiquer le HT et le TTC
- Relevés bancaires à surligner pour rendre le contrôle plus facile
- Dépenses sur facturation (sur devis par exemple pour l'organisation d'une journée, prestation) versus frais professionnels qui concernent les frais de déplacement - transports, repas etc.) qui peuvent être sous forme de notes de frais ou sur facture. QUESTION A POSER A L'ASP.
> Tableur remontée des dépenses à conserver en format Excel pour que Anne puisse faire des commentaires.
>> Prévoir un temps d'échange sur la méthodologie remontée des dépenses (vérification pièce par pièce) - à voir avec Marie-Anne (CREFAD) si elle souhaitait participer à cette partie ou si c'était sur la participation aux échanges avec l'ASP.
> DEADLINE : éléments à transmettre la semaine prochaine. AU PLUS TARD LA 3ème SEMAINE DE DECEMBRE (16 DECEMBRE).
Demande de solde année 1 : pourrait être demandé en avril 2020 au moment du versement des derniers cofinancements, notamment celui de CIPRA).
Acompte année 2 : pourrait être demandé juste après le solde de l'année 1 (avril 2020).
- Bilan technique - 20 mn
>> BILAN TECHNIQUE : le bilan technique intermédiaire se voit devenir un bilan final (de par les délais) : complet pour le CREFAD, CIPRA presque finalisé, ADRETS à finaliser, UFISC et RECCA à faire.
https://docs.google.com/document/d/1YWRiEpV4G9Rk3xtbZmOTFUOJcPb_0TdSz6LoGIjJUyY/edit
> Dépôts des livrables dans le Google drive (manque UFISC et RECCA)
- conventionnement année 2: refaire le budget - 20mn
Conventionnement au plus tard fin mars 2020. L'ASP a indiqué qu'il n'y aurait pas énormément de modification dans les pièces à remonter. Il faut par contre présenter le budget pour l'année 2. RDV avec l'ASP dans les 2 semaines à venir pour échanger sur la remontée de dépenses et le conventionnement année 2.
>> DEMANDE AUX PARTENAIRES : que chaque partenaire réactualise son budget pour l'année 2 --> fichier Excel commun avec le budget de chaque partenaire par onglet (l'ADRETS nous transmet le document en question) - formulaire d'aide vierge. DEADLINE ? : Max fin décembre
>> Veiller pour la convention de l'année 2 à l'exactitude des données, du détail du budget et des livrables.
- Organisation du consortium - 15mn
> penser un binôme qui ne soit pas interne seulement pour la relation à l'ASP : Anne / Marie-Anne?
- Idée chouette! A voir dans le suivi avec l'ASP qui ne va peut-être pas l'accepter à chaque fois.
- Idée de voir au fil de l'eau: soit une présence à chaque échange avec l'ASP d'un partenaire (le même ou tournant) soit une présence plus ponctuelle quand le contenu des échanges avec l'ASP sont complexes ou techniques ou en cas de besoin d'avoir une oreille plus "fraîche".
- > On valide le fait que 1 partenaire soit présent quand c'est nécessaire
- > On valide que ça soit Marie-Anne si c'est toujours bon pour elle
- > Attention à comment on le présente à l'ASP (partenariat fort et complexe + besoin de plus de fluidité + 2ème cerveau + c'est dans l'intérêt de tout le monde (ASP compris) de faire comme ça pour simplifier les échanges)
> RD: vérification croisée: idée est bonne mais voir l'application: partenaires qui ont envie de le faire/comment c'est fait/ formation des partenaires par l'ADRETS. A ORGANISER ENTRE ANNE / MARIE-ANNE / LAURE
- Double vérification:
- 1er niveau: chaque partenaire regarde sur certains points saillants (est ce que toutes les pièces sont présentes?)
- 2ème niveau par l'ADRETS: contenu des pièces
> Faciliter la prise de parole de chacun (ex: report du copil imaginé par le RECCA)
> COPIL organisé par le CREFAD les 18, 19, 20 mai 2020 vers la Loire :
Anne (ADRETS) : 18 mai (arrivée la veille)
Thomas (ADRETS) : 18, 19, 20 mai
Claire (ADRETS) : 19 et 20 mai (arrivée le 18 au soir)
Marc-Jérôme (CIPRA) : 18, 19, 20 mai (arrivée la veille)
... (CIPRA) :
Patricia (UFISC) : 18, 19, 20 mai (arrivée la veille si besoin - à confirmer avec Patricia)
Laure (UFISC) : 18, 19, 20 mai (arrivée la veille si besoin)
> Outils: mails pour les informations collectives qui n'appellent pas à un appel précis pour explications. Téléphone plus régulier avec les partenaires + appels nécessaires pour les points tendus/qui nécessitent de parler en direct ou pour trouver des réponses rapides.
- relance partenaires pour échanges de ressources d'ici le prochain COPIL
Thomas revoit avec MA et Christian Lamy
- Divers
COPIL de mai: début 10h