Sifflet (Budget/Financier/Fisca)

Suivi factures et devis
Tableau de bord 2023
Suivi de trésorerie 2024


Tableau de bord 2024



Le Tableau de bord Stratobudget permet :
  • de centraliser les pistes de projet à étudier
  • de centraliser les projets qui ont été déposés
  • d'affecter le nombre de jours par salarié de chaque projet
  • de calculer/réviser les coûts jours de chaque salarié
  • de calculer/réviser les frais de siège
  • de calculer/réviser le budget prévisionnel de l'ADRETS

Une version du tableau de bord de 2024 est en cours de construction. Les améliorations recherchées sont:
  • l'optimisation de la saisie et le contrôle des données
  • l'appropriation de tous les usagers

Le process test de l'outil est le suivant :
1/ Les onglets Pistes activées et Pistes à étudier doivent être mis à jour par le pisteur/le référent au fur et à mesure de son avancement
2/ Dans le cas où cette mise à jour entraine, une modification importante du budget ou/et une modification d'affectation des jours, le référent projet rempli ici sa demande de modification et préviens la RAF (par mail ou par Framateam)
3/ La RAF mensuellement procède ainsi :
pour les modifications mineures
  • modification de l'outils Tableau de bord stratobudget
  • envoie d'un mail aux personnes concernés par le changement (avec capture écran des modifications) accompagné d'un rappel de demande de mise à jour de l'outil 20xx_Suivi d'activité dans le cas de changement du nombre de jour affecté sur le projet
pour les modifications majeures
  • inscription à l'ordre du jour du prochain temps d'équipe (réunion de coodination/café du lundi)
  • demande de validation du changement
  • modification de l'outils Tableau de bord stratobudget
  • envoie d'un mail aux personnes concernés par le changement (avec capture écran des modifications) accompagné d'un rappel de demande de mise à jour de l'outil 20xx_Suivi d'activité dans le cas de changement du nombre de jour affecté sur le projet.

Outil N-1 :
2022_Tableau de bord
jan22 à oct23_Tableau de trésorerie
Historique des états - financiers :
Résumé états financiers

Documents en cours de reflexion/mise à jour :

Stockage des fichiers
  • Des sauvegardes à jour sont présentes dans le cloud



Impôts Commerciaux
L'ADRETS n'est pas soumis aux impôts commerciaux du fait de l'article 261_1° alinea 7 : Sont exonérés de la taxe sur la valeur ajoutée : 7. (Organismes d'utilité générale)

Plus précisémment :

1 / Les recettes liées à l'activité de formation sont exonérées de TVA du fait de l'article 261-4.4 du code général des impôts
Extrait :
4. (Professions libérales et activités diverses) 4° a. les prestations de services et les livraisons de biens qui leur sont étroitement liées, effectuées dans le cadre :
de la formation professionnelle continue, telle qu'elle est définie par les dispositions législatives et réglementaires qui la régissent, assurée soit par des personnes morales de droit public, soit par des personnes de droit privé titulaires d'une attestation délivrée par l'autorité administrative compétente reconnaissant qu'elles remplissent les conditions fixées pour exercer leur activité dans le cadre de la formation professionnelle continue.

2/ Les recettes correspondant aux services rendus aux adhérents de l'association sont exonérées du fait de l'article 261-1.7a
Extrait:
Sont exonérés de la taxe sur la valeur ajoutée : […]
7. (Organismes d'utilité générale) :
1° a. les services de caractère social, éducatif, culturel ou sportif rendus à leurs membres par les organismes légalement constitués agissant sans but lucratif, et dont la gestion est désintéressée.

3/ Les recettes correspondant aux services rendus des non adhérents mais en dessous du prix du marché (règle des 4P) sont exonérées de TVA du fait de l'article 261-1.7b
Extrait:
b. les opérations faites au bénéfice de toutes personnes par des oeuvres sans but lucratif qui présentent un caractère social ou philanthropique et dont la gestion est désintéressée, lorsque les prix pratiqués ont été homologués par l'autorité publique ou que des opérations analogues ne sont pas couramment réalisées à des prix comparables par des entreprises commerciales, en raison notamment du concours désintéressé des membres de ces organismes ou des contributions publiques ou privées dont ils bénéficient.

4/ En dehors de ces trois cas, la recette est considérée comme "lucrative". Elle est exonérée de TVA seulement si la somme des recettes lucratives ne dépasse pas 76 679€ (seuil fixé pour 2022)
Extrait du 261-1.7b :
Les organismes mentionnés au premier alinéa du 1 bis de l'article 206 et qui en remplissent les conditions, sont également exonérés pour leurs autres opérations lorsque les recettes encaissées afférentes à ces opérations n'ont pas excédé au cours de l'année civile précédente le montant de 76 679 €.

La facture de vente de ces opérations doit mentionner:
- l'article 261-4.4 du code général des impôts pour les recettes de Formation (point 1)
- l'article 261-1.7 du code général des impôts pour les autres recettes (points 2+3+4)

Un tableau récapitulatif des recettes doit être fait annuellement pour vérifier et justifier que L'ADRETS est en règle au regard de la fiscalité. Dans ce tableau, chaque recette doit être classée dans un de ces 4 points. Le fichier est enregistré dans \Partages\0_2021_Cloud\2_Gestion\4_Fiscalité\Justification fiscalite, sous le nom "Recettes 20xx".

Rescrit "fiscalité"
C'est la demande à l'administration fiscale si l'association doit être soumise à la TVA (au regard de son secteur lucratif).
Position ADRETS :
Du moment où les recettes faites au bénéfices des non adhérents (points 3+4) ne dépassent pas le seuil, l'ADRETS n'est pas en risque puisque même si l'administration fiscale classe toutes ces opérations dans le point 4 (recettes lucratives) alors le seuil n'est pas atteint.
L'ADRETS a donc tout intérêt à réaliser des opérations à l'attention de ses adhérents afin de limiter les recettes des non adhérents qui sont soumis à la règle des 4P (et donc à interprétation de l'administration fiscale)

Dans le cas où les recettes du point 4 ne dépassent pas le seuil mais que les recettes des points 3 +4 cumulés ont dépassés le seuil, il faut justifier que les recettes appartenant au point 3, c'est à dire argumenter la règle des 4 p :
- Produit
- Public
- Prix
  • Publicité
Ces critères sont rangés par ordre d'importance.

A ce jour, il n'y a pas lieu de demander un rescrit "fiscalité" car les recettes des non adhérents (points 3+4) ne dépassent pas le seuil.

Rescrit "mécénat"
C'est la demande à l'administration fiscale si l'association est habilitée à recevoir des dons non soumis aux droit d'enregistrement et à délivrer des reçus fiscaux.
Articles de référence : 200 et 238 bis du code général des impôts

L'ADRETS appartient au a) dans le sens où le développement de services aux publics est d'ordre "social" et qu'il permets de donner l'accès au public isolé de services tels que l'accès à la mobilité, à la formation à distance via la création de lieux apprenants, à l'emploi saisonnier ou plus largement à l'accès aux services de proximité grâce à l'accompagnement de création de tiers lieux.

Extrait article 238 bis:
1. Ouvrent droit à une réduction d'impôt les versements effectués par les entreprises assujetties à l'impôt sur le revenu ou à l'impôt sur les sociétés au profit :

a) D'œuvres ou d'organismes d'intérêt général ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l'environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises, notamment quand ces versements sont faits au bénéfice d'une fondation universitaire, d'une fondation partenariale mentionnées respectivement aux articles L. 719-12 et L. 719-13 du code de l'éducation ou d'une fondation d'entreprise, même si cette dernière porte le nom de l'entreprise fondatrice. Ces dispositions s'appliquent même si le nom de l'entreprise versante est associé aux opérations réalisées par ces organismes ;

A ce jour, il n'y a pas lieu de demander un rescrit mécénat puisque les actions de l'ADRETS ciblent un public défavorisé par l'accès aux services.



Tableau de suivi des subventions

Les contributions volontaires doivent être valorisées et comptabilisées dans les comptes comptables de l'ADRETS. On parle de contributions volontaires en nature lorsqu'une personne physique ou morale apporte un travail, des biens ou services à titre gratuit.

Les contributions volontaires de l'ADRETS sont composées principalement :
- des heures réalisées par les administrateurs
- de la gratuité des locations de salle de réunions ou de matériels dont elle bénéficie parfois.
Ces contributions sont repertoriées dans ce fichier


Suivi factures et devis à faire / factures à payer
Le référent de projet demande à la Responsable Administrative et Financière l'établissement d'un devis ou d'une facture de vente par mail.
Le référent de projet demande à la Responsable Administrative et Financière le règlement d'une facture fournisseur par mail ou par le dépôt de la facture dans sa corbeille.

Néanmoins, dans le cas d'absence prolongée ou de surcharge de travail de la RAF, celle-ci peut vous demander de remplir le fichier "Suivi factures et devis" (bouton ci-dessus) afin d'éviter le risque de perte d'information.

Les factures de vente de l'année en cours (voir N-1) sont centralisées sur le cloud Nextcloud\Partages\0_2021_Cloud\2_Gestion\Factures de vente\20AA
Les factures de vente antérieures sont centralisées sur le cloud ici

Factures sur CHORUS
Les structures publiques requiert le dépôtde la facture de vente sur la plateforme CHORUS.
Pour celà :
  • Ouvrir l'interface CHORUS https://chorus-pro.gouv.fr et cliquer sur "Déposer une facture" > télécharger la facture, puis selectionner A1 pour type de facture
  • L'interface vous demande ensuite un certain nombre d'informations, la structure payeuse doit vous avoir donné : l'intitulé exact du marché, le numéro de marché (voir le numéro d'engagement mais pas obligatoire), le numéro de siret de la structure, le numéro de service > si vous n'arrivez pas à retrouver la structure ou le marché, vous appelez votre correspondant administratif du marché
    • Enfin, cocher "exonéré de TVA" et faire dérouler les articles jusqu'à ce qu'il y est article 293B


Voir dans Voies (Projets) / Codes analytiques


Il peut être utile de mettre en place un Dailly en cas de tension de trésorerie.
Cette mesure est cependant coûteuse et doit être évité au maximum par :
- vérifier mensuellement les créances en cours
- déposer au plus tôt les demandes de solde de subvention et s'assurer régulièrement que le dossier est bien en cours d'instruction
- facturer au plus tôt la prestation
- demander des acomptes lorsque la prestation s'étale sur plusieurs mois
- demande d'acompte et d'avance auprès des financeurs
- obtention d'un prêt entre association (limité à deux ans)


Rédiger une demande de Dailly
Le dossier de Dailly se compose de 3 documents :
  • le bordereau de cession de créance à faire signer par la Directrice ou le Président
  • La date d'échéance de la Dailly ne doit pas être supérieure à 12 mois de la date de la mise en place de la Dailly.
  • la convention concernée avec que chaque page la mention "certifiée conforme à l'original" + tampon + signature de la Directrice ou du Président
  • l'attestation du comptable assignataire signée
Les fichiers des Dailly en cours se situe ici :
C:\Users\Utilisateur\Nextcloud\Partages\0_2021_Cloud\2_Gestion\3_Banque\Dailly\1_modèle

  • Pour la Caisse d'épargne
  • Envoyer en version numérique à CEPAC-B-CI-DAILLY@cepac.caisse-epargne.fr copie Hélène Serres (notre conseillère Caisse Epargne) puis avec son feu vert déposer le dossier à l'Agence de Gap qui se chargera de l'envoyer à la Caisse Epargne Marseille (ou envoyer directement le dossier par courrier à l'adresse : CE-CEPAC - Service DAILLY 00436, Place Estrangin PASTRE, 13006 MARSEILLE). L'enveloppe doit être adressée au service Dailly appellé " Service 00436 Dailly"


Pour le Crédit Coopératif
La mise en place de l'enveloppe de Dailly est programmé pour septembre 2023.
Les modalités de demande de Dailly sont dons actuellement inconnues.

Principes des dispositifs Dailly de la Caisse d'Epargne
  • Une enveloppe de 100 000e Dailly a été négociée auprès de la Caisse d'Epargne, cela veut dire que nous pouvons daillyser des subventions ou des prestations (importantes) jusqu'à ce montant.
  • Dans les faits, cela veut dire qu'on "donne" à la banque les droits de versement de la subvention, et qu'à réception, elle se rembourse et nous reverse uniquement le reliquat.
  • A chaque demande, la banque nous fait payer un bordereau (2*20€), ensuite des intérêts sont à payer sur la période et sur le montant des sommes prêtées.
  • 80% du montant total de la subvention est daillysable
  • 65% du montant total de la subvention européenne (avec contrat de sub rédigé en français)
  • Les subventions européennes rédigées dans une autre langue ne sont pas daillysables.


La Loi n°2021-875 du 1er juillet 2021 (voir ci- dessous article 3)visant à améliorer la trésorerie des associations donne notamment la possibilité aux associations d’un même réseau de s’accorder entre elles des prêts de moins de deux ans à 0
Conditions cumulatives suivantes :
  • ils sont consentis à taux zéro, sur leurs ressources disponibles à long terme et pour une durée ne pouvant excéder deux ans.
  • Ils bénéficient aux membres de l’union des associations ou de la fédération d’associations constituée sous forme d’association dont elles sont membres.
  • la structure prêteuse doivent être déclarée depuis au moins 3 ans

les parties prenantes doivent établir une convention de trésorerie.
La convention de trésorerie devra :
-préciser que l’association bénéficiaire est adhérente de l’association prêteuse ou que son objet social est semblable.
-justifier l’intérêt de l’association prêteuse à agir de la sorte.
-mentionner les éléments relatifs aux modalités d’octroi et de remboursement du prêt (montant, durée, échelonnement, conditions de remboursement de l’apport, etc.).

Un exemple de convention de trésorerie est disponible :
C:\Users\Utilisateur\Nextcloud\Partages\0_2021_Cloud\2_Gestion\3_Banque\Prêt de trésorerie entre asso

Article 3
Après le 1 de l'article L. 511-6 du code monétaire et financier, il est inséré un 1 bis ainsi rédigé :
« 1° bis. Aux associations régies par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association ou inscrites au registre des associations en application du code civil local applicable dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, déclarées depuis trois ans au moins et dont l'ensemble des activités est mentionné au b du 1 de l'article 200 du code général des impôts, ainsi qu'aux associations et fondations reconnues d'utilité publique, qui octroient sur leurs ressources disponibles à long terme des prêts à moins de deux ans à taux zéro aux membres de l'union mentionnée à l'article 7 du décret du 16 août 1901 pris pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association ou de la fédération d'associations constituée sous forme d'association dont elles sont membres ; ».


L'ADRETS est accompagné par France Active. L'ADRETS a actuellement deux prêts en cours auprès de France Active ainsi qu'une garantie bancaire à hauteur de 50% sur le prêt Crédit coopératif contracté en 2023.

Chaque année, nous devons leur fournir :
  • les comptes annuels
  • le budget prévisionnel
  • La CNI du responsable légal en cas de changement de celui-ci depuis l’année dernière
  • Le renouvellement de l'agrément ESUS

Un rendez-vous annuel peut être demandé afin de faire le point sur le dossier. Notre contact est Anne Bigot Chargée d’expertise sur l'Antenne 04+05 P : 06 03 96 62 95 T : 04 91 59 85 70
abigot@franceactive-paca.org


Budget d'un projet
Les projets importants doivent faire l'objet d'un suivi budgétaire à partir de la matrice
ici
Etant donné que ce fichier n'a pas été encore retravaillé (tâche prévue pour septembre 2023), la RAF vous conseille de la contacter. Elle pourra alors copier la matrice d'un projet plus récent.

Feuilles de temps
  • Dans le cadre d'une subvention, il est possible que les financeurs demandent des feuilles de temps.
  • Vous pouvez alors utiliser le modèle feuille de temps
Les feuilles de temps peuvent être incorporées dans le suivi budgétaire de votre projet si vous ne souhaitez pas multiplier les fichiers.
Les feuilles de temps sont alimentées à partir de l'outil 20xx_Outil de pilotage. Ne pas hésiter à contacter la RAF pour qu'elle vous accompagne ou qu'elle effectue,elle-même cette tâche.


- Accompagnement Modèle Economique 2021 (Juliette PERES - INCITU)
Suite de l'accompagnement avec Juliette : proposition d'entrer dans une communauté d'entraide associative sur ces modèles économiques > https://en-communs.incitu.org/?SaisirAnnuaire





PC fixe avec logiciels Ciel
  • Les logiciel Ciel Compta et Ciel Asso (pour édition devis et facture) sont disponibles sur le PC fixe Asus dans le bureau de GAP.
  • Accès à la session "association" avec mot de passe habituel dans le fichier identifiants mots de passe.
  • Le mini-PC est sous windows 10 avec un antivirus kapersky
  • Pour une prise en main à distance de ce PC, utiliser le logiciel Anydesk (version pr particulier. Cf fichier ADRETS identifiant et mot de passe.)


test
  • test 1