Organisation

Les personnes âgées et/ou handicapées sont vulnérables. Elles ont le droit de pouvoir choisir leur intervenant et compter sur la permanence des interventions dans le temps, y compris lors des congés payés ou des départs en formation, maladie, maternité, etc. Elles ont aussi besoin de garanties en terme de compétences et de valeurs. Les bénéficiaires souffrent aussi d'isolement humain et social pour lequel la présence d'une aide à domicile ne répond que partiellement.
Le projet porté par le collectif d’assistant(e)s de vie “Acoumpagna” à l’échelle du Pays Gapençais (05) vise à :
  • expérimenter un outil numérique collectif pour apporter une réponse individuelle adaptée
  • expérimenter l’organisation d’ateliers collectifs pour rompre l’isolement et proposer des échanges interactifs (financé en partie par la Fondation de France).
  • organiser la solidarité par la mutualisation et le prêt de matériel,
  • valoriser l’expérimentation par l’écriture d’un “Guide repères”, et des témoignages (financé en partie par la Fondation de France).
Il participe ainsi à l’amélioration des conditions de vie et à la reconnaissance des projets de vie des bénéficiaires. Ce projet propose d’expérimenter des actions spécifiques et d’en produire des outils de valorisation.

Budget

Le projet a été mis en place grâce à un appel à projet de la Fondation de France que les Hautes-Alpes "Hors pistes". Un projet d'une durée de 2 ans qui a permis de financer la réalisation des ateliers et ce guide retraçant le déroulé pour un transfert éventuel.

Intitulé Montant total réalisé au 08.2017
Achats (matières et fournitures) 62,80 €
Services extérieurs : Impression 337,50 €
Services extérieurs : Location d'un local de stockage 0,00 €
Autres services extérieurs (frais de bouche, accueil) 511,31 €
Autres services extérieurs (déplacement) 252,20 €
Salaire Membre Acoumpagna pour l'organisation du projet 0,00 €
Salaire animateurs et organisateurs pour les ateliers collectifs 6 798,49 €
Formations outils numériques (coût pédagogique) 0,00 €
Formations outils numériques (prise en charge des salaires 20€ TCC/h personnes pr 20h) 0,00 €
Autres coûts : Prestation Coodyssée : suivi global du projet (5j *450€) 1 800,00 €
Autres coûts : Prestation ADRETS : outils numériques et outils de valorisation du projet (10j*400€) 3 000,00 €
Equipements nécessaires pour le projet 0,00 €
Frais administratifs (ADRETS) 0,00 €
Total 12 762,30 €


Ce budget ne comprend toutefois pas toute la partie "Organisation du projet", c'est-à-dire toute l'ingénierie à réaliser pour mettre en place les méthodes et les outils adaptés (cf. détail des étapes ci-après). Cette organisation a été permise grâce au dispositif des RAV (Relais assistantes de vie), mis en place par Iperia.

Animation et expert Salaire des participants 24€/h global (base 13 euros net, 17 brut) Total
Depuis septembre 2015 jusqu’à Aout 2017 : 12 relais ont eu lieu soit 1 relais tous les 2 mois Soit 180 heures. Soit en moyenne 6 participants par relais 6 x 180 heures =1080 x 24€ 19800 € 25920 € 45720 €


Etapes de l'ingénierie de projet

Renseigner une nouvelle étape

Il y a 10 fiches.

Etape 1 : Mise en place du projet et préparation des questionnaires

Début de l'événement : 01.09.2016
Fin de l'événement : 31.10.2016
Points abordés :
  • Préparation de la mise en œuvre du projet (Appropriation du projet, Relecture du projet, réponse aux questionnements, qui s’engage, qui prend en charge quoi, suivi de projet, les points d’étape, gestion des heures « fondation de France », calendrier du déroulé du projet avec frise
  • Gestion financière du projet : qui, temps à prévoir, outils
  • Préparation rdv avec le CG
  • Etat des lieux des outils de com
  • Référents / axes du projet
  • Création du questionnaire à destination des bénéficiaires et validation
  • Création d’un questionnaire à destination des professionnels
  • Rédaction de la note d’introduction pour explication du sondage
  • Test sur le remplissage du questionnaire
  • Organisation remise du questionnaire par les SPE
  • Tableau typologie d’ateliers (stimulation corporelle, créatif, causerie, stimulation intellectuelle, loisirs, cuisine, jardinage, événements à visée intergénérationnel, sorties loisirs, culturelles, nature
  • Méthodologie de mise en place d'un atelier
Outils utilisés / créés :
  • Framapad.org (éditeur de texte en ligne, outil de collaboration)
  • animation par brainstorming et post it
  • Google formulaire et utilisation, remplissage
  • 3 tests effectués pour remplir le questionnaire-bénéficiaires
  • guide de remplissage pour les professionnels
PreparationDeLaMiseEnOeuvreDuProjet (FormulaireOrga), écrite par WikiAdmin
créée le 26.07.2017 à 16:23, mise à jour le 27.07.2017 à 15:27.

Etape 2 : Questionnaire aux professionnels d'Acoumpagna et élaboration des 1eres fiches Atelier

Début de l'événement : 01.11.2015
Fin de l'événement : 15.12.2015
Points abordés :
  • Retour sur le questionnaire destiné aux professionnels
  • Présentation du questionnaire destiné aux professionnelles : 26 professionnelles suivent 69 bénéficiaires, 82 bénéficiaires suivis et 92 contrats signés (dont des cdd pour remplacement)
  • Sorties supposées : nature, loisirs, stimulation intellectuel (échange autour de la lecture)
  • La communication au sein du collectif : Etat des lieux (Difficulté : les adhérents n’ouvrent pas tous leur boite mail, ils doivent ouvrir 2 boites mail la leur et celle du collectif)
  • Objectifs : trouver un mode de communication qui convienne au plus grand nombre, modulable qui faciliter le recrutement
  • Présentation d’un wiki avec Partie fixe information, partie dynamique (dépôt des offres), partie public, l’offre est accessible au tout public
  • Présentation d’un facebook (Vitrine, j’y suis, je poste des informations, création des communautés, privées)
  • Présentation des fiches atelier et débat :
    • Fiche : « et si nous causions ? »
    • Fiche : « Activité nature »
    • Fiche : « Atelier Loisir » (musique, chant, danse)
    • Autour du symbole, et de la création artistique à réaliser en fin de séance
    • autour de l’objectif de l’atelier
    • autour de la question du transport de la personne vers l'atelier (soit les personnes sont indépendantes, soit elles sont dépendantes et elles ont besoin d'un tiers pour les amener, soit l'employeur fait le choix de venir avec son aide à domicile, voir avec le transport gratuit de la ville qui pourrait venir chercher les personnes)
  • Autour de la responsabilité, le nombre de personnes que peut encadrer l'animateur.
    • Le cas des personnes handicapées est partagé, si une personne en fauteuil s'inscrit elle devra être accompagnée d'un aidant familial (à préciser dans un règlement à réaliser, qui sera joint à l'adhésion)
autour de l'assurance du collectif et des ateliers
  • Fiche : « atelier jeux »
  • Les techniques d’animation :
  • Présentation du dossier Drive dans Acoumpagna, « projet FDF »
  • Planification du calendrier des ateliers
  • Décision d’organisation d’un après-midi pour présenter le programme des ateliers du premier semestre aux bénéficiaires et aux partenaires. La date est fixée au 24 février de 14h à 16 h avec un gouter « crêpes ».
  • Repérage des salles et lieux d'accueil d’après listing remis : vérification de l’accessibilité pour personnes à mobilité réduite.
  • Réflexion autour de la fiche et carte d’adhésion pour les bénéficiaires et du tarif à appliquer.
  • Mise en page des fiches techniques ateliers et des fiches animateurs et organisateurs
  • organisation de la journée de présentation du 24 févier.
  • logistique
  • Déplacement des bénéficiaires pour la réunion d’information et les ateliers à venir
Outils utilisés / créés :
  • Atelier Loisir
  • atelier jeux
  • fiches techniques ateliers et des fiches animateurs et organisateurs
Etape2 (FormulaireOrga)
créée le 27.07.2017 à 15:15, mise à jour le 27.07.2017 à 15:55.

Etape 3 : Finalisation des Fiches et lancement des Ateliers

Début de l'événement : 01.01.2016
Fin de l'événement : 28.02.2016
Points abordés :
  • Finalisation du cahier des charges des ateliers (contenu)
  • Planification du calendrier des ateliers (+ temps de présentation publique = goûter)
  • Création d'un outil de communication
  • Fiche outil « techniques d'animation » pour l'accueil des bénéficiaire
  • Fiche technique « organisateur »
  • Fiche technique « animateur »
  • Repérage des animateurs potentiels
  • Repérage des salles et lieux d'accueil
  • Création de la carte d'adhésion
  • Outil d'inscription
  • Fiche inscription
  • Malette matériel animation (feuilles / crayons / fiche émargement / fiche évaluation)
  • Evaluation de la satisfaction des bénéficiaires (questionnaire)
  • Guide évaluation pour l'animateur
Outils utilisés / créés :
  • cahier des charges des ateliers
  • Fiche outil « techniques d'animation
  • Fiche technique « animateur »
  • carte d'adhésion
  • Fiche inscription
  • Malette matériel animation
  • Questionnaire d’évaluation atelier
  • Guide évaluation pour l'animateur
Etape3FinalisationDesFichesEtLancement (FormulaireOrga)
créée le 27.07.2017 à 15:36, mise à jour le 27.07.2017 à 15:44.

Etape 4 : Gouvernance et transmission

Début de l'événement : 01.03.2016
Fin de l'événement : 31.05.2016
Points abordés :
  • Intégration de 2 nouvelles participantes au groupe pilote
  • Rappel de l’historique du projet
  • Rappel de l’évolution du projet fondation de France
  • Présentation de toutes les étapes réalisées depuis le démarrage du projet
  • Présentation du drive et du dossier FDF
  • présentation de toutes les fiches ateliers
    • que trouve-t-on dans le Google drive du collectif ?
    • débat autour de ces réalisations
  • Débat autour :
    • de la communication auprès des adhérents du collectif
    • de la rémunération des animateurs hors PDF
    • des bénévoles extérieurs, dont des retraités
    • des membres du collectif, en bénévolat
    • des bénéficiaires employeurs
  • contacter la région : compétence formation professionnelle et dispositif service à la personne
  • découverte de l’environnement numérique y compris des notions / navigateur
  • (google drive, pourquoi, comment s’en servir, créer un compte google drive personnel pour ensuite partager un dossier avec le collectif
  • La gouvernance du collectif
    • Proposition d’un modèle : L’élection sans candidat (les adhérents votent pour une personne qui leur semble la mieux placée pour assumer le rôle. Celle-ci doit expliquer pourquoi elle nomme cette personne. Si la personne refuse ce rôle, elle explique pourquoi elle ne veut pas de ce rôle.
    • Il y a un second tour de vote...c’est la sociocratie !)
    • Présentation du site de « l’université du Nous »
  • Actualisation des fiches accompagnateur et organisateur
  • Organisation de la prochaine manifestation publique fixée au 22 juin 2016
Outils utilisés / créés :
Etape4GouvernanceEtTransmission (FormulaireOrga)
créée le 27.07.2017 à 15:43, mise à jour le 27.07.2017 à 15:43.

Etape 5 : Préparation de l'évaluation intermédiaire et bilan des 1ers ateliers

Début de l'événement : 01.03.2016
Fin de l'événement : 31.03.2016
Points abordés : L’objectif de ces temps d’échange était
  • de favoriser une réflexion collective sur l’évaluation des ateliers mis en place pendant le premier semestre 2016 dans le cadre - du projet financé par la Fondation de France.
    • De préparer et évaluer la présentation publique du projet (22 juin)
  • Proposition pour une prochaine présentation de répartir en 2 groupes les participants : l’un autour de jeux, l’autre regrouperait les partenaires ce qui permettra de répondre plus finement à leurs questions
  • Bilan atelier « nature »
    • Constat points à améliorer
    • Travail sur la répartition des temps
Outils utilisés / créés :
  • Bilan atelier « nature »
  • programme de la journée du 22 juin
  • power point
  • témoignages écrits des employeurs
  • vidéos témoignages
Etape5PreparationDeLEvaluationIntermedi (FormulaireOrga)
créée le 27.07.2017 à 16:06, mise à jour le 27.07.2017 à 16:06.

Etape 6 : Préparation de la 2e série d'ateliers

Début de l'événement : 01.09.2016
Fin de l'événement : 31.10.2016
Points abordés :
  • planning des ateliers
  • Organisation (répartition organisateur- animateur, dates, lieux, flyers, distribution membres, bénéficiaires, inscriptions)
  • Débat autour l’intégration de nouvelles personnes à partir du sondage vers les professionnels (préposés animateurs d’ateliers)
  • Rémunération des temps d’animation et d’organisation (fiches temps à tenir pour payes)
  • Préparation des fiches atelier “visite culturelle”, “veillées”, “créatif”
Outils utilisés / créés :
  • Flyers
  • Fiche atelier “visite culturelle”, “veillées”, “créatif”
Etape6PreparationDeLa2eSerieDAteliers (FormulaireOrga)
créée le 27.07.2017 à 16:09, mise à jour le 27.07.2017 à 16:09.

Etape 7 : Pérennité du projet

Début de l'événement : 01.12.2016
Fin de l'événement : 31.01.2017
Points abordés : Objectifs
  • d’évaluer le projet FDF
  • de déterminer les orientations d’un nouveau projet FDF

Constats
  • l’innovation du projet vient des ateliers proposés et animés par des salariés du particulier employeur
  • les usagers sont satisfaits et souhaitent maintenir leur participation
  • la visée intergénérationnelle n’a pas été obtenue

Difficultés
  • Pérennité du projet :
    • la rémunération des animateurs et organisateurs
    • la gratuité des ateliers ou non
  • Mobilité : utilisation des véhicules des organisateurs pour transport des bénéficiaires

Nouvelles orientations proposées
  • ouvrir les ateliers à des personnes non-adhérentes d’Acoumapgna ? selon les principes suivants :
    • priorité aux adhérents
    • jusqu’à un nombre maximum de personnes
    • respecter les délais d’inscription
  • ouvrir les ateliers à des enfants > la décision n’est pas encore validée
> Cela nécessitera de revoir la fiche « organisation » suite aux expériences des ateliers précédents

Propositions
  • essaimage film outil pédagogique prendre soin des bénéficiaires
  • continuer et développer les ateliers
  • question du Transport ? se rapprocher d’un porteur de projet de location de véhicule pour des associations …
  • transfert de compétences au plus grand nombre des adhérents d’Acoumpagna à la fonction d’animation et d’organisation
  • ouvrir des places à titre expérimental à des accueillis avec leurs accueillants dans le cadre des « accueillants familiaux du 05 »
  • nouveaux ateliers :
    • un atelier sur la zoothérapie animé par une adhérente
    • un atelier sur la réalisation de jardin, potager → créer des ateliers à plusieurs “niveaux” (adaptation aux pathologies des bénéficiaires)
  • Rechercher un lieu fixe pour proposer les ateliers pour être vu et reconnu

Recherche de financement
  • méthodologie pour faire la demande dématérialisée.
  • Préparation à la venue de la référente PACA Fondation de France le 4 janvier 2017
  • Bilan intermédiaire à l’action 2015 - 2017 au 31 décembre 2016 avec la prise en compte de la Loi relative à l’adaptation de la société au vieillissement
  • power point de présentation est réalisé pendant la séance dans le but de faciliter la présentation auprès de la référente de la Fondation de France

Le groupe propose un projet sur 2 ans :
  • 1 an : conforter les ateliers en ouvrant à un public autre
  • préparer la réécriture du projet associatif
  • 1 an : préparation d’un guide sur l’essaimage (transmission, territoire..)
  • création d’un événementiel
  • Méthodologie d’écriture du projet définie
Outils utilisés / créés :
  • power point de présentation est réalisé pendant la séance dans le but de faciliter la présentation auprès de la référente de la Fondation de France
  • Méthodologie d’écriture du nouveau projet
Etape7 (FormulaireOrga)
créée le 27.07.2017 à 16:19, mise à jour le 27.07.2017 à 16:50.

Etape 7 bis : Planification de la 3e session d'Ateliers et bilans des Ateliers précédents

Début de l'événement : 01.12.2016
Fin de l'événement : 31.01.2017
Points abordés : Ce relais portera sur le choix des ateliers à prévoir à compter de janvier 2017, les lieux, les animateurs et les organisateurs ainsi que la réalisation de la plaquette
  • A partir du questionnaire réalisé auprès des bénéficiaires : recherche des thèmes d’atelier à mettre en place
    • Stimulation intellectuelle ; Objectif : “Contribue à préserver les capacités de réflexion et la mémoire”
    • Jeu en partenariat avec Ludambule
  • Un tableau récapitulatif a été réalisé
  • Réalisation du flyer et de la lettre d’accompagnement destiné aux bénéficiaires
  • distribution des flyers des ateliers du premier trimestre 2017
  • retour sur la réalisation des ateliers, analyse, débat
  • Bilan atelier jeux du 23 novembre 2016
    • Rôle de l’organisateur en amont
    • Préparation de la salle
    • Accueil des bénéficiaires
    • Démarrage et accompagnement
    • Collation
    • Rangement partagé
  • Liste de jeux et réécriture par l’animatrice des règles adaptées au public
  • Bilan atelier “sortie musée” du 26 octobre 2016
Outils utilisés / créés :
  • Tableau récapitulatif des ateliers, thèmes, nom des organisateurs, et animateurs, dates
  • Réalisation du flyer et de la lettre d’accompagnement destiné aux bénéficiaires
  • Liste des jeux de Ludambule
  • Réécriture des règles de jeu
  • Bilan atelier jeu et sortie musée
Etape7BisPlanificationDeLa3eSessionD (FormulaireOrga)
créée le 27.07.2017 à 16:59, mise à jour le 27.07.2017 à 16:59.

Etape 8 : Elaboration d'un nouveau projet

Début de l'événement : 01.02.2017
Fin de l'événement : 31.03.2017
Points abordés : Le groupe souhaite engager la co-écriture du dossier Fondation de France pour financer un nouveau projet 2017- 2019.
Le titre du projet a été validé : « Tout le monde est quelqu’un »
Pendant ces séances les participants ont écrits par 2 ou 3 les grandes idées des actions en tournant. Chacun a contribué à toutes les actions, des débats ont été houleux mais toujours riches.

Architecture du projet
  • ACTION 1 : La convivialité pour tous (Continuité et évolution des ateliers)
    • Objectifs :
      • Expérimentation de nouvelles thématiques d’ateliers
      • Ouverture des ateliers aux bénéficiaires de partenaires
  • ACTION 2 : Au delà du métier (Professionnalisation des membres du collectif - Laboratoire du métier)
    • Objectifs :
      • Evolution du métier par l’action collective au sein de l’association,
      • Evolution du métier par l’animation d’ateliers,
      • Evolution du métier par l’expérience renouvelée auprès des bénéficiaires
  • ACTION 3 : Tout le monde est quelqu’un - Et pourquoi pas vous ? (Valorisation et essaimage du modèle “collectif d’assistants de vie” - Dépasser les représentations)
    • Objectifs :
      • La Boîte à Outils du Collectif d’assistant(e)s de vie, pour un mieux être à domicile
      • Exposition – Evénementiel itinérant
        • Personnes en perte d’autonomie
        • Professionnel(e)s en emploi direct en charge de maintenir l’autonomie
        • L’aidant familial/famille en charge de maintenir l’autonomie
Afin de rendre plus attractif et plus ludique le dossier, particulièrement lourd, les 3 actions sont synthétisées par des dessins représentatifs.
Outils utilisés / créés :
  • Co-écriture du projet 2017-2019 « Tout le monde est quelqu’un »
  • Synthèse du projet par la facilitation graphique
Etape8 (FormulaireOrga)
créée le 27.07.2017 à 17:03, mise à jour le 28.07.2017 à 15:27.

Etape 9 : Bilan du projet 2015-2017

Début de l'événement : 01.05.2017
Fin de l'événement : 31.07.2017
Points abordés : Préparation du bilan final FDF via la réalisation d’un ebook
  • Comité de rédaction (id journaliste) :
    • établir le sommaire du guide et
    • répartir les tâches,
    • identifier ce qui existe
    • faire des groupes de travail et répartition des missions
    • établir une grille d’interview sur du “sensible, ressenti” ou questionnaire
  • Rapport D’étonnement sur la séance précédente
Outils utilisés / créés :
  • Brainstorming
  • Rapport d’étonnement
  • ebook
Etape9 (FormulaireOrga)
créée le 27.07.2017 à 17:11, mise à jour le 28.07.2017 à 15:28.


Ressources

Retrouvez l'ensemble des documents supports créés lors de ces étapes et dédiés à l'organisation du projet.

Fiche technique : Animateur

Type de ressource : Organisation / Animation
Descriptif de la ressource : Fiche cadre des droits et devoirs du rôle "Animateur" dans la réalisation des ateliers (cette fiche accompagne celle de la typologie d'atelier qui correspond au plus proche à la thématique proposée et doit permettre à l'animateur de se positionner et de faire une proposition en cohérence avec les attentes du collectif)
FicheAnimateur (FormulaireBAO), écrite par WikiAdmin
créée le 31.07.2017 à 17:41, mise à jour le 31.07.2017 à 17:58.

Fiche technique : Animation & Accueil des ateliers

Type de ressource : Organisation / Animation
Descriptif de la ressource : Techniques d’animation d’accueil pour un nouveau groupe
FicheTechniqueAnimationAccueilDesAteli (FormulaireBAO), écrite par WikiAdmin
créée le 31.07.2017 à 17:54, mise à jour le 31.07.2017 à 17:54.

Fiche technique : Organisateur

Type de ressource : Organisation / Animation
Descriptif de la ressource : Fiche cadre des droits et devoirs du rôle "Organisateur" dans la mise en place des ateliers
FicheOrganisateur (FormulaireBAO), écrite par WikiAdmin
créée le 11.07.2017 à 11:32, mise à jour le 31.07.2017 à 17:58.

Matrice : Feuille d'émargement

Type de ressource : Organisation / Animation, Matrices vierges
MatriceFeuilleDEmargement (FormulaireBAO), écrite par WikiAdmin
créée le 31.07.2017 à 18:30, mise à jour le 31.07.2017 à 18:31.

Matrice : Fiche Animateur

Type de ressource : Organisation / Animation, Matrices vierges
MatriceFicheAnimateur (FormulaireBAO), écrite par WikiAdmin
créée le 31.07.2017 à 18:27, mise à jour le 31.07.2017 à 18:32.

Matrice : Fiche Animation & Accueil

Type de ressource : Organisation / Animation, Matrices vierges
MatriceFicheAnimationAccueil (FormulaireBAO), écrite par WikiAdmin
créée le 31.07.2017 à 18:25, mise à jour le 31.07.2017 à 18:32.

Matrice : Fiche Organisateur

Type de ressource : Organisation / Animation, Matrices vierges
MatriceFicheOrganisateur (FormulaireBAO), écrite par WikiAdmin
créée le 31.07.2017 à 18:27, mise à jour le 31.07.2017 à 18:33.

Matrice : Tableau de bord bénéficiaire

Type de ressource : Organisation / Animation, Matrices vierges
MatriceTableauDeBordBeneficiaire (FormulaireBAO), écrite par WikiAdmin
créée le 31.07.2017 à 18:29, mise à jour le 31.07.2017 à 18:33.